Apartman karar defterleri, apartmanlarda oturan kişilerin yılda bir kereden az olmamak kaydıyla yapmış oldukları toplantılarda alınan kararların yazılmış olduğu defterlerdir.
Bu defterler, kat mülkiyeti kanununa göre tutulması zorunlu olan ve apartmanda oturan sakinlerin almış oldukları kararları düzenli bir şekilde eklenmesi gereken defterler olarak bilinmektedir.
Genellikle apartman kurulu tarafından hazırlanan defterler için herhangi bir defter kullanılması yasaktır. Apartman defterlerinin kesinlikle özel olarak hazırlanması ve kararların yazılabilmesi için uygun bir formatta hazırlanması gerekir.
Apartman Karar Defteri Nasıl Hazırlanır?
Apartman karar defterleri, kat mülkiyeti kanununun 32. Maddesinde yer alan karara göre şu özellikleri taşıyor olması gerekmektedir;
• Bina sakinlerinin toplantı tutanaklarını yazmak ve alınan kararların uygulanmasını netleştirmek için hazırlanması gereken apartman karar defterlerinde, belirli bir sayfa sayısı ve her sayfaya verilmiş olan belirli bir numaranın olması gerekmektedir. Numarası olmayan ya da sayfası eksik olan apartman karar defterleri ceza hükmünde değerlendirilmekte ve geçersiz sayılmaktadır.
• Apartman karar defterlerinde belirlenmiş olan sayfalara noter tarafından mühür vurulması gerekmektedir. Burada önemli olan kısım noter tarafından vurulacak olan mührün apartman karar defterinin her sayfasında yer alması gerektiğidir.
• Apartman karar defterlerinde, binalarda yapılan toplantıların haricinde ve alınan kararların dışında herhangi bir şekilde alakasız konulardan notlar yazılamaz.
Apartman Karar Defterine Yazılması Gereken Kararlar Nelerdir?
Apartman karar defterine yazılması gereken kararlar ve durumlar tamamen binayı ve o binada yaşayan sakinler ilgilendiren kararlardır. Bunların dışında hiçbir şekilde başka konuların yazılması yasaktır. Apartman karar defterinde geçmesi ve yer alması gereken konular şunlardır;
• Apartman sakinlerinin kendilerine belirledikleribir yönetici ile bir yıl içerisinde yapmış oldukları toplantılarda alınan kararların bu defter içinde yer alması şarttır,
• Apartman sakinleri tarafından sunulan bir kararın, oylanmaya sunulması durumunda kararın durumu ve sonucu mutlaka bu deftere işlenmelidir. (oylamaya sunulan kararda kaç ret oyu ve kaç onay oyu çıktığına dair detaylar yazılmalıdır.
• Eğer alınması gereken bir kararda ret çıkmışsa neden bu kararda rettin çıktığına dair detaylar yazılmalıdır.
Apartman karar defterinin her yıl sonu bina yöneticisi tarafından kapatılması gerekmektedir.